Wie zijn wij?

DCTerra is een regionaal opleidingscentrum waar je terecht kunt voor voortgezet onderwijs, een mbo-opleiding, VAVO of een educatief traject. We leiden jonge mensen en volwassenen op voor de samenleving van nu en straks. Dit doen wij niet alleen, maar in samenwerking met onze partners in de verschillende regio’s. Om onderwijs goed te kunnen verzorgen en uitvoeren, verwerken wij persoonsgegevens.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens? 

Als wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, is dat meestal omdat u die zelf aan ons heeft verstrekt. Bijvoorbeeld doordat u zich voor een van onze opleidingen heeft ingeschreven, u een contactformulier heeft ingevuld en ingezonden of reageert op een vacature. Daarbij heeft u informatie over uzelf gegeven en/of heeft u wellicht het gebruik van cookies geaccepteerd. 

Het kan ook dat uw persoonsgegevens in onze dossiers voorkomen zonder dat u deze informatie zelf heeft aangeleverd. Bijvoorbeeld omdat u bij ons voor een opleiding of cursus lerende bent ingeschreven of bij ons bent komen werken als medewerker of stagiair. Maar ook als u contactpersoon bent van een van de vele andere organisaties of partners waar wij als school mee samenwerken kunnen we gegevens van u hebben verkregen. 

Uw persoonsgegevens worden alleen door ons verwerkt als er een doel en een grondslag voor is. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

Gewone persoonsgegevens

Als school kunnen wij deze persoonsgegevens van u verwerken: 

• Naam, adres en woonplaats; 
• Contactgegevens (zoals e-mailadres en telefoonnummer);
• Geboortedatum en plaats;
• Inschrijvingsgegevens, resultaten, examengegevens en begeleidingsgegevens in een student- leerlingsdossier, waaronder mogelijk bijzondere persoonsgegevens;
• Aanstellingsgegevens en gegevens omtrent het functioneren en persoonlijke ontwikkeling, in het personeelsdossier;
Financiële gegevens in bijvoorbeeld een personeelsdossier;
• Stem- en/of beeldopnames voor verslaglegging van lessen, cursussen en andere opleidingsdoeleinden of stages;
• Camerabeelden van beveiligingscamera’s;
• Overig beeldmateriaal, waaronder bijvoorbeeld profielfoto’s;
• Gegevens van uw identiteitsbewijs;
• Zakelijke gegevens als u bijvoorbeeld als leverancier of ZZP’er wordt ingehuurd, waaronder bijvoorbeeld Kvk-nummer, btw-nummer en facturatiegegevens;
• Handtekening;
• Informatie uit cookies en soortgelijke technieken. 

Welke persoonsgegevens wij precies van u verwerken, hangt af van de situatie. Lees daarvoor verder bij: Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens? 

Bijzondere persoonsgegevens

Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens van u? Dan mogen wij dat alleen doen vanwege een wettelijke verplichting of wegens een vitaal (levens) belang, bijvoorbeeld ingeval van grote gezondheidsrisico’s. 

Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens? 

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Wij geven eerst informatie over de doelen waarvoor wij gegevens verwerken als u namens uzelf (als privépersoon) contact met ons heeft. Daarna gaan we in op de doelen voor verwerking als u namens een organisatie of als professional met ons in contact komt. 

Namens uzelf

Wij kunnen persoonsgegevens van u als privépersoon verwerken in deze situaties: 

• U bezoekt de school-website; 
• U bezoekt een website van ons voor informatie over een opleiding;
• U vult een online formulier in via een van onze websites;
• U meldt zich aan of schrijft zich in voor een opleiding bij ons of onze partners met wie we samenwerken;
• U dient een klacht in, tip of datalektip in;
• U belt, e-mailt of stuurt ons een brief;
• U solliciteert bij ons, treedt bij ons in dienst, wordt stagiair, of wordt ingehuurd door ons;
• U gebruikt uw privacyrechten;
• U maakt bezwaar tegen een besluit;
• U dient een klacht in;
• U bezoekt een locatie van ons; 

Namens uw organisatie of als professional

 Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken in deze situaties: 

• U bezoekt de school-website;
• U meldt een datalek of beveiligingsincident;
• U heeft zakelijk contact met DCTerra;
• U neemt contact met ons op of wij met u. Bijvoorbeeld als u leverancier, kennisexpert, samenwerkingspartner of onderwijs- of zorgprofessional bent;
• U meldt zich aan als organisatie voor een opleiding of cursus bij ons;
• U gebruikt uw privacyrechten;
• U maakt bezwaar tegen een besluit;
• U dient een klacht in;
• U bezoekt een locatie van ons. 

Op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, mag dat alleen als er een grondslag voor is. Als school verwerken wij persoonsgegevens op basis van deze grondslagen:

• Algemeen belang
• Wettelijke verplichting
• Uitvoering overeenkomst
• Vitaal belang
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming
  • Verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming? Dan kunt u uw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om uw gegevens te verwerken. 

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens verwerken. Hebben wij uw persoonsgegevens niet langer nodig voor dat doel? Dan verwijderen wij uw persoonsgegevens. Maar soms hebben wij een wettelijke verplichting om uw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld als dat in een van de onderwijswetten staat. 

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Vanuit ons werk is het nodig dat wij persoonsgegevens delen met andere partijen (derden), omdat het noodzakelijk is om onze wettelijke taken te kunnen uitvoeren en aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Wij kunnen dan persoonsgegevens delen met:

• Andere onderwijsinstellingen;
• Andere (semi) overheidsinstellingen, zoals de Onderwijsinspectie of DUO, maar ook met gemeenten. Met Jeugdhulp, GGD, GGZ en andere zorgverleners of student-/ leerling ondersteuners delen we eventueel informatie met toestemming van de lerende;
• Andere belanghebbenden, zoals bijvoorbeeld stagebedrijven;
• ICT-dienstverleners en andere leveranciers van applicaties die in het onderwijs of in onze bedrijfsvoering worden gebruikt;
• De politie en het Openbaar Ministerie (OM), als we ergens aangifte van doen;
• De advocaat of gerechtelijke instanties, als we een juridisch geschil hebben met medewerkers, lerende of derden. 

Wie heeft er binnen DCTerra toegang tot uw persoonsgegevens?

Binnen de school kunnen medewerkers persoonsgegevens alleen inzien als zij deze nodig hebben om hun werk te kunnen uitvoeren. De medewerkers die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, hebben bovendien een geheimhoudingsverklaring getekend of zijn op andere wijze gebonden aan een (wettelijke) geheimhouding. 

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens? 

Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beveiligen tegen verlies, diefstal en oneigenlijke toegang. Wij doen dit volgens de daarvoor geldende wettelijke (kwaliteits)eisen en richtlijnen.

Hoe gaan we om met datalekken en de meldplicht? 

Sinds 1 januari 2016 is het wettelijk verplicht om datalekken te melden. Binnen DCTerra hanteren we bij datalekken deze werkwijze:

• Datalekken worden binnen 24 uur gemeld bij de functionaris voor de gegevensbescherming.
• De functionaris gegevensbescherming beoordeelt de situatie en bepaalt of melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkene nodig is. 

Verwerken van persoonsgegevens buiten Nederland

Uw persoonsgegevens worden alleen gedeeld of verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit niet anders kan. Bij het delen of het verwerken van persoonsgegevens buiten de EER zullen wij aanvullende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. 

Welke privacyrechten heeft u? 

Als wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u een aantal privacyrechten:

• Recht op inzage: U kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u gebruiken. Zo kunt u controleren of wij dat goed doen volgens de privacywet, de AVG.
• Recht op rectificatie: Kloppen de persoonsgegevens die wij van u hebben niet of ontbreken er gegevens? Dan kunt u ons vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen.
• Recht op verwijdering: In sommige gevallen kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons vragen om tijdelijk te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld omdat u eerst een besluit wilt afwachten op een ander verzoek.
• Recht op dataportabiliteit: U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie.
• Recht van bezwaar: U kunt soms bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Recht op menselijke tussenkomst bij besluiten: Ontvangt u een geautomatiseerd besluit van ons, dan kunt u ons vragen een nieuw besluit te nemen dat door een persoon is beoordeeld.

 U heeft ook het recht om uw toestemming in te trekken. Gaf u ons eerder toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken, maar heeft u zich bedacht? Dan kunt u uw toestemming weer intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij uw persoonsgegevens niet meer. 

Uw privacyrechten gebruiken 

Wilt u een van uw privacyrechten gebruiken? Bent u het niet eens met hoe wij uw persoonsgegevens verwerken? Wilt u een datalek melden, een rechtenverzoek indienen of heeft u nieuwe gegevens om te verwerken? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (FG) via het e-mailadres: privacy@dcterra.nl . De FG is onafhankelijk en let op of iedereen binnen de school zich aan de privacywetgeving houdt. 

Wilt u meer weten? 

Heeft u een vraag of een klacht over deze privacyverklaring? Of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Wij geven u graag uitleg. U kunt contact opnemen met het informatiebeveiliging en privacy team via privacy@dcterra.nl. 

Portaal & App
Lees hier de externe privacyverklaring over het portaal en de bijbehorende app.